Notes de frais et indemnités kilométriques

Les Notes de Frais – Explication et outils

Lorsque les dirigeants ou collaborateurs engagent personnellement des dépenses pour l’exercice de leur activité, ils doivent produire des notes de frais (NDF) pour en obtenir le remboursement.

• Les différentes dépenses concernées sont :Des dépenses directes : frais de déplacements (péages, train, repas, hôtellerie…), de téléphone, de timbres, de fournitures…
• Des dépenses indirectes : les indemnités kilométriques, lorsque le collaborateur utilise son véhicule personnel uniquement.

Evidemment, les notes de frais doivent être :

• engagées dans l’intérêt de l’entreprise, et non somptuaires
• justifiées :
  • factures (sauf allocations forfaitaires)
  • et motifs
  • généralement résumés dans un tableau récapitulatif

Les règles de base à connaitre sont les suivantes :

• Toutes les dépenses doivent êtres motivées (sur le récapitulatif par exemple)
• Sur les justificatifs des dépenses de restauration doivent être indiqués les personnes invitées.
• Sur les justificatifs de péages et parking, il convient d’indiquer la plaque d’immatriculation du véhicule utilisé.
• Les dépenses d’hébergement sont admises si le domicile est éloigné d’au moins 50 km ou de plus de 1h30 en transports en commun. Les frais d’hôtellerie ne peuvent jamais donner lieu à récupération de TVA.
• Les frais kilométriques ne peuvent pas prendre en compte les trajets du domicile personnel vers lieu de travail, et l’employeur doit disposer d’une copie de la carte grise afin de pouvoir identifier / vérifier le barème applicable. Il convient d’indiquer les dates et motifs des déplacements.

Les indemnités kilométriques ou IK sont calculées selon un barème définit chaque année par l’administration fiscale, publié habituellement en janvier, et consultable sur le site de l’administration fiscale.

L’administration propose même un simulateur, qui ne détaille pas le calcul mais permet de le vérifier, à l’adresse suivante : SIMULATEUR IK.

Le calcul diffère selon le type de véhicule, la puissance fiscale et le nombre de kilomètres annuels. L’indemnisation pour les véhicules les plus puissants (hors barème) est limitée à la tranche la plus élevée du barème.

Les notes de frais au réel (et IK) sont des remboursements, elles ne sont donc pas des rémunérations (ni charges sociales, ni impôts).

Remboursements forfaitaires, Attention! Il est également possible de rembourser les frais engagés sous forme d’allocations forfaitaires (sauf pour les dirigeants : gérants, présidents, directeurs généraux, pour lesquels seuls le forfait kilométrique est admis) de note de frais forfaitaire. Dans ce cas, l’employeur peut rembourser les dépenses suivantes, dans les limites admises par l’URSSAF (revalorisées chaque année, voir rubrique taux et barèmes sur le site de l’URSSAF):

• de repas au restaurant, lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ;
• de restauration sur le lieu de travail ;
• de repas hors des locaux de l’entreprise ;
• kilométriques, lorsque le salarié est contraint d’utiliser son propre véhicule ;
• de grand déplacement en métropole, dans les territoires situés en Outre-mer et à l’étranger ;
• allocations destinées à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de
• nourriture engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle, dans l’attente d’un logement définitif ;
• allocations destinées à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement, engagées dans le cadre de la mobilité professionnelle.

En cas de dépassement des limites forfaitaires par le salarié, l’excédent reste à sa charge mais, si l’employeur fait le choix d’appliquer un forfait au delà de la limite de déductibilité, l’excédent est assimilé à une rémunération et donc soumis à cotisations sociales et à l’impôt pour le salarié. Toutefois, il est possible de revenir à l’application du remboursement au réel sous réserve d’être en mesure de démontrer que le salarié a été contraint d’engager ces frais supplémentaires dans l’exercice de ses fonctions et de produire les justificatifs de ces frais.

Tableau récapitulatif des notes de frais :

Les notes de frais sont le plus souvent récapitulées dans un tableau récapitulatif qui permet de les lister et d’en détailler à chaque fois la nature, le motif, et le cas échéant le hors taxe, la TVA et le TTC.

Ce tableau est le plus souvent mensuel, mais vous êtes libre d’adopter une fréquence différente. Il doit être accompagné des justificatifs (factures).

Il existe des logiciels et même des applications mobiles permettant de préparer et transmettre les notes de frais à la direction ou à la comptabilité, en y indexant les photos, et qui génèrent parfois même directement le récapitulatif à partir des photos prises par votre mobile. La plupart de ces applications sont payantes, et il est vrai qu’elles peuvent avoir un intérêt certain pour l’optimisation des traitements des organisations les plus complexes, mais un simple document Excel est amplement suffisant dans la majorité des cas.

Notre Modèle gratuit :

Nous vous proposons donc ici, gratuitement, notre modèle de tableau récapitulatif de notes de frais, libre à vous de l’adapter à vos spécificités :

Modèle NDF Synergie Expertise Compta Conseil Audit